On a tous pesté, un jour ou l’autre, sur un fichu logiciel qui ne faisait pas exactement ce qu’on attendait de lui ! Obligé de se contorsionner le cerveau pour imaginer une solution de contournement. Exploiter une autre partie de l’application pour enregistrer les informations que l’on veut.

Ou bien ces heures passées à faire des copié/collé d’une application dans une autre application qui ne communiquent pas entre elles. Ou pire qui communiquent, mais pas toutes les infos !!

Ou encore ce temps perdu, par exemple, à créer des devis alors que le client aurait pu faire ça tout seul sur votre site internet.

En tant que professionnel, il est essentiel de rester compétitif dans un monde en constante évolution d’aujourd’hui.

L’une des clés pour y parvenir est d’optimiser vos processus internes et de réduire votre dette technique. Éliminer au maximum toutes les tâches à faible valeur ajoutée.

Dans cet article, nous allons voir, à travers un auto-diagnostic simple, comment identifier les domaines où vous pouvez automatiser et simplifier vos processus, tout en améliorant votre efficacité opérationnelle.

Étape 1 : identifiez vos processus clés

La première étape consiste à évaluer tous les processus au sein de votre entreprise.

Prenez le temps de documenter chaque processus, de la gestion des stocks à la gestion des ressources humaines, en passant par la comptabilité. Identifiez les tâches spécifiques, les ressources nécessaires et les parties prenantes impliquées dans chaque processus.

Étape 2 : évaluez vos processus/tâches actuels

Une fois que vous avez identifié vos processus, évaluez-les pour déterminer ceux qui sont les plus chronophages, sujets à des erreurs fréquentes, ou qui nécessitent beaucoup de ressources humaines. Cela peut se faire en découpant les processus par tâches.

Vous pouvez ainsi identifier rapidement la ou les tâches »parasites ». Ce sont les tâches qui peuvent être chronophages sans pour autant apporter la moindre valeur ajoutée au produit ou à l’entreprise.

Par exemple taper des documents reçus en papier, faire des copié/collé d’une appli dans une autre, saisir des devis dans un tableur à partir des demandes des clients, etc. Ces processus ou ses tâches sont généralement de bons candidats pour l’automatisation.

Étape 3 : examinez votre dette technique

Votre dette technique se compose des technologies obsolètes ou mal intégrées qui entravent l’efficacité de vos opérations (voir un article complet sur la dette technique).

Identifiez les systèmes ou les logiciels qui posent problème et qui pourraient être mis à jour ou remplacés par des solutions plus efficaces. En gros, c’est un peu la même analyse que pour l’étape 1.

Vous passez en revue les différents outils nécessaires à votre production (informatique, machines, bureautique…) et vous contrôlez qu’ils sont toujours conformes à ce qui se fait en ce moment, qu’ils sont bien paramétrés, qu’ils sont exploités au mieux.

Si l’on parle d’informatique, il faut s’assurer de la mise à jour des systèmes, des logiciels, contrôler le niveau de sécurité (firewall, antivirus).

Un point important également : assurez vous que vous connaissez les possibilités de vos outils. Parfois, on perd du temps simplement par-ce qu’on ne sait pas que la machine (ou l’ordinateur) peut faire une tâche à notre place !

Il peut être utile de se faire accompagner pour cette étape qui peut être parfois très technique.

Étape 4 : cherchez des solutions d’automatisation

Une fois que vous avez identifié vos processus clés et évalué votre dette technique, commencez à rechercher des solutions d’automatisation.

De nombreux logiciels et outils sont disponibles pour aider les professionnels à automatiser des tâches répétitives, à simplifier la gestion des données et à améliorer l’efficacité globale.

C’est le moment d’exploiter vos compétences systèmes (si vous en avez). Le temps que vous passerez à réfléchir et à mettre en œuvre un moyen d’automatiser une tâche sera très largement rentabilisé !! Croyez moi !

Étape 5 : implémentez les changements graduellement

L’automatisation et la simplification des processus peuvent sembler être une tâche écrasante, mais il est essentiel de les aborder graduellement. Surtout si vous travaillez avec des équipes et que l’automatisation implique un changement dans les habitudes de travail d’autres personnes.

Commencez par automatiser un ou deux processus clés à la fois ou encore quelques tâches individuelles, puis évaluez leur impact sur votre entreprise.

La communication avec les équipes est cruciale à ce moment là. Comme dans toute conduite de changement, l’adhésion des personnes impliquées doit être maximum.

Conclusion

En automatisant vos processus ou vos tâches, en simplifiant votre quotidien, vous pouvez gagner beaucoup de temps, améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise, réduire les coûts et vous concentrer sur votre cœur de métier.

Votre valeur ajoutée, celle de votre entreprise, s’en trouve proportionnellement augmentée.

L’auto-diagnostic proposé ici devrait vous aider à identifier les domaines où vous pouvez apporter des améliorations significatives.

N’oubliez pas que l’automatisation est un investissement à long terme qui peut avoir un impact durable sur votre entreprise.

Si vous avez besoin d’aide pour mettre en œuvre ces changements ou si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter.

axialdata, c’est un cabinet de conseils en systèmes d’information qui vise à remettre l’humain au centre du processus de décision et du process informatique.

En facilitant les tâches automatisables et en simplifiant au maximum l’accès aux données de l’entreprise. Objectifs : rationaliser l’informatique, simplifier le quotidien, gagner de temps, rester serein…

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